Wie funktioniert das Login für myKontiki und wo werden Sie als Reisebüro aktiv?
myKontiki-Login
Sobald Sie das erste Mal Kundschaft haben, deren gebuchte Leistungen in der App angezeigt werden können, erhalten Sie automatisch per E-Mail für Ihr Reisebüro einen Zugang zum myKontiki-Portal. Dieses Login gilt für alle Mitarbeitenden Ihrer Filiale. Obwohl es "Change Passwort" heisst, benötigen Sie kein altes Passwort, sondern können einfach ein neues setzen.
Achtung: der Link ist nur 20 Minuten gültig - falls Sie dieses Zeitfenster verpasst haben, einfach digital@kontiki.ch oder 056 203 67 10 Bescheid geben, dann senden wir einen neuen Link.
Dieses Einrichten muss nur das erste Mal gemacht werden, bei allen künftigen Dossiers ist dieser Schritt nicht mehr nötig.
Physische Unterlagen
Ca. 6 Wochen vor Abreise erhalten Sie ein (analoges) Vorfreude-Paket, das Sie Ihren Kundinnen und Kunden weiterleiten. In diesem Paket sind z.B. Give-Aways, Landkarten etc. enthalten. Bei Rundreisen ist zusätzlich der Ordner mit dem Rundreiseprogramm darin zu finden. Details zum Inhalt siehe im Abschnitt «Was ist das Vorfreudepaket?»
Birgit Ohlin
Head of Innovation & CEMInnovation und Nachhaltigkeit werden bei Kontiki aktiv gelebt. Und so verabschieden wir uns mit einem "Hejdå" von gedruckten Unterlagen, Ordner und Plastikmäppchen und geben Ihren Kund:innen stattdessen eine digitale Begleiterin an die Hand: die myKontiki-App.
Doch digitalen Reiseunterlagen sind nur der Anfang. Unsere Vision ist es, dass Ihre Sie und Ihre Kund:innen künftig das Reiseprogramm individuell mit unseren Tipps anreichern und sich so Ihr ganz persönliches Nordland-Erlebnis kreieren können. Dabei werden Ihre Kund:innen von uns interaktiv auf ihrer Reise im Norden begleitet, dank vielen zusätzlichen Features, die wir in der App nach und nach aufschalten werden.
Denn letztendlich sind es die individuellen Erlebnisse, welche die Reise Ihrer Kund:innen im Norden unvergesslich machen. Das ganze App-Team wünscht Ihren Kund:innen viel Freude mit der digitalen Begleiterin.
App-Informationen für Ihre Kunden / Schritte, die Sie als Reisebüro ausführen
5. Klicken Sie oben links bei "Reisende" auf den nach unten zeigenden Pfeil beim Kundennamen, wählen Sie "bearbeiten" und fügen Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Reiseteilnehmer:innen ein. Klicken Sie anschliessend auf "Reisende aktualisieren".
Achtung: Geben Sie dieselbe E-Mail nicht bei zwei Teilnehmer:innen ein.
Achtung: Geben Sie möglichst E-Mails für alle Teilnehmer:innen ein.
Dies ist insbesondere wichtig, falls unterschiedliche Leistungen gebucht wurden (wenn z.B. nicht alle Personen des Dossiers dieselben Flüge/Ausflüge gebucht haben).
Achtung: Testen Sie nicht mit Ihrer eigenen E-Mail - geben Sie hier ausschliesslich die Kunden-Email ein.
Achtung: Die Mobiltelefonnummer wird hier nicht eingegeben - melden Sie uns Telefonnummern für den Nordlichtalarm über https://www.kontiki.ch/mobilnummer (falls nicht bereits angegeben).
7. Wählen Sie die gewünschten Teilnehmer:innen aus und klicken Sie ganz unten auf "Versenden". Sie werden nun nochmals nach dem Portal-Passwort gefragt.
Die Texte in den eckigen Klammern werden automatisch eingefüllt, wenn Sie möchten, können Sie vor dem Versenden unten auf "Vorschau" klicken und das fertige E-Mail anschauen.
Ihre Reiseteilnehmer:innen erhalten nun eine E-Mail im Namen von Ihnen und uns mit der Information, dass sie die App herunterladen und sich einloggen können.
Was ist die myKontiki-App?
Mit der myKontiki-App reisen Ihre Kundinnen und Kunden unbeschwert und haben jederzeit alle Reise-Informationen und -Unterlagen dabei. Vor, während und nach ihrer Reise. Sie ersetzt das bisherige gedruckte Reiseprogramm.
Welche Kunden profitieren von der myKontiki-App?
Es werden sukzessive neue Reisen/Destinationen auf die App geladen. Derzeit bereits umgesetzt sind z.B.:
- Standortreisen Winter Lappland, Norwegen, Nordisland
- Baltikum (Estland, Lettland, Litauen)
- Färöer
- ausgewählte Reisen nach Skandinavien (Dänemark, Finnland, Norwegen, Schweden), Island und Schottland
Für diese Destinationen erhält Ihre Kundschaft das Tourdata-Reiseprogramm (d.h. die Leistungen aus dem Buchungssystem wie Übernachtungen, Ausflüge) neu in der myKontiki-App. Bei Rundreisen wird das Rundreise-Programm (Routenbeschreibungen) vorläufig für alle Destinationen weiterhin gedruckt und im altbekannten Ordner verschickt.
Anleitungsvideo
Aufzeichnung der virtuellen Schulung vom 23.05.2023
FAQ – Hier finden Sie Antworten zu den häufigsten Fragen
Meine Kundin/mein Kunde hat seine E-Mail geändert / ich habe mich bei der E-Mail-Eingabe vertippt
Reisebüros können die E-Mail pro Teilnehmer:in nur einmal eintragen. Falls Reisende ihre E-Mail ändern oder Sie sich beim Eintragen vertippt haben, senden Sie den Änderungswunsch mit Angabe der Dossiernummer an digital@kontiki.ch. Sobald wir die Änderung gemacht haben, informieren wir Sie per E-Mail und Sie können das Login-E-Mail nochmals auslösen.
Meine Kundin, mein Kunde hat keine E-Mail/kein Mobiltelefon
Falls Ihre Reiseteilnehmer:innen technisch nicht ausgerüstet sind, die App zu nutzen, können Sie ihnen das Reiseprogramm im myKontiki-Portal ausdrucken und per Post zustellen.
Rufen Sie dazu die Reise Ihrer Gäste per Dossiernummer im Portal auf, klicken Sie auf den Namen der Reise und wählen Sie Export als PDF. Nun können Sie die gewünschten Teilnehmer:innen auswählen und das Reiseprogramm ausdrucken.
Können meine Kundinnen und Kunden das Programm auch selbst ausdrucken?
Ja, sie erhalten im Login-E-Mail einen Link, über welchen sie das Reiseprogramm selbst ausdrucken können.
Hat Kontiki Zugriff auf die E-Mail-Adresse meiner Kunden?
Die E-Mail ist für uns ersichtlich, wird jedoch nicht ausgelesen oder verwendet.
Welche Unterlagen erhalten Gäste, deren Reise noch nicht bereit ist für die App?
Kundinnen und Kunden, die Reisearten bzw. Destinationen gebucht haben, die derzeit noch nicht in der App abgebildet werden, erhalten weiterhin wie bis anhin analoge Papier-Unterlagen. Es ist gut möglich, dass Sie Kundschaft mit und ohne myKontiki-App haben - im ersten Fall erhalten Sie das Vorfreudepaket und in einem zweiten Schritt das Login-E-Mail, im zweiten Fall ein Paket mit allen Unterlagen, das Sie weiterleiten können. Dies geschieht automatisch, Sie müssen nichts von sich aus unternehmen.
Was ist das Vorfreudepaket?
Im Vorfreudepaket, das Sie ca. 6 Wochen vor Reisebeginn zum Weiterleiten an Ihre Kundschaft erhalten, kann – je nach Reise/Destination – z.B. folgendes enthalten sein:
- Karte "wo sind meine Reiseunterlagen" mit Hinweis auf myKontiki-App
- Give-Away (2023 Kontiki-Buff)
- Kofferanhänger
- Stoffmäppchen für Dokumente
- Ortsplan (Reykjavík, Äkäslompolo, Luosto)
- JPM-Guide (je nach Destination)
- Nordlicht-Guide (Herbst/Winter, Destinationen oberhalb Polarkreis)
- Bei Rundreisen zusätzlich das Rundreiseprogramm in Ordner
Das Vorfreudepaket ist aussen mit einem Elch-Kleber "Ihr Vorfreudepaket" markiert.
Für Kundinnen und Kunden, die noch die traditionell Papier-Unterlagen und keine App erhalten, senden wir Ihnen wie bis anhin 1 Paket mit allen Informationen. Zur Unterscheidung haben diese Pakete keinen Vorfreude-Kleber auf der Hülle und keine "wo sind meine Reiseunterlagen"-Karte drin.
Wie viele Kunden-Logins können generiert werden? Wie viele Kunden-E-Mails kann ich eingeben?
Für jede:n Reiseteilnehmer:in ist ein Login vorgesehen, deshalb ist es wünschenswert, dass für alle Teilnehmer:innen eine E-Mail-Adresse eingegeben wird. Falls bei einem Teilnehmer/einer Teilnehmerin kein E-Mail eingegeben wird, erhält diese Person kein Login. Achtung: sobald Reiseteilnehmer nicht dieselben Transport oder Unterkunftsleistungen gebucht haben, ist es besonders wichtig, dass alle E-Mails eingetragen werden, da pro Login nur die Mitreisenden mit den gleichen Leistungen gesehen werden. Beispiel: im gleichen Dossier fliegen 2 Personen A eine Woche später als 2 Personen B - die Personen A sehen nur "ihren" Flug.
Geben Sie dieselbe E-Mail nicht bei zwei Teilnehmer:innen ein.
Falls eine Person ihr Login mit einer weiteren Person teilt, liegt das in ihrer Verantwortung. Die App kann gleichzeitig auf verschiedenen Geräten geöffnet sein.
Kann ich als Reisebüro sehen, ob ich das App-Login-E-Mail bereits an die Reiseteilnehmer:innen versandt habe?
Wir sind derzeit daran, eine Funktion zu programmieren, die Ihne eine Chronik/ ein Verlauf Ihrer Versände anzeigen wird. Die Funktion wird demnächst aufgeschaltet.
Was passiert, wenn ich versehentlich die Login-E-Mail doppelt an die Reiseteilnehmer:innen auslöse?
Die Reiseteilnehmer:innen erhalten in diesem Fall das Login-E-Mail zweimal. Sonst passiert weiter nichts.
Wie kann ich sicherstellen, dass die Kunden das Login-E-Mail gelesen haben?
Falls sich ein Kunde bis 7 Tage vor Abreise nicht in der App eingeloggt hat, wird ihm automatisch ein Reminder-E-Mail geschickt. Auch beim herkömmlichen Postversand konnten wir nur sicherstellen, dass die Kunden das Paket erhalten - ob sie es auch öffnen und den Inhalt studieren, lag und liegt bei ihnen.
Wie kann ich trotz Digitalisierung mit meinen Kunden in persönlichem Kontakt bleiben?
Sie können Ihre Kundinnen und Kunden z.B. weiterhin ins Büro einladen, um das Vorfreudepaket abzuholen.
Kann ich als Reisebüro Änderungen an der Buchung vornehmen?
Derzeit noch nicht. Wir planen aber, dass Sie in einer künftigen Entwicklungsphase der App auch aktiv Änderungen/zusätzliche Informationen (z.B. Eigenleistungen wie Flüge etc.) in der App darstellen können.
Werden (durch Kontiki vorgenommene) Änderungen an der Buchung in der myKontiki-App angezeigt?
Änderungen, die Kontiki an der Buchung vornimmt, z.B. an der Unterkunft oder an Ausflügen etc., werden einmal täglich abends in die App überspielt. Sehr dringende Aktualisierungen werden von Kontiki manuell überspielt. Fluginformationen werden laufend aktualisiert.
Die Reisebüros werden über solche Änderungen auf den bisher üblichen Kanälen informiert (E-Mail, Telefon etc.).
Was bedeuten die Icons in der Reise-Übersicht?
In der Reise-Übersicht im myKontiki-Portal sehen Sie ein Couvert-Icon und ein Auge-Icon.
Das Couvert-Icon zeigt an, wie vielen Reiseteilnehmer:innen Sie das Login-Mail für die App bereit zugestellt haben. Also z.B. "Keiner", "3/5" oder "Alle".
Das Auge-Icon können Sie ignorieren, es hat derzeit keine Funktion.
Funktioniert die myKontiki-App auch offline?
Fast alle Features der App funktionieren offline. Eine Internetverbindung ist nur in folgenden Fällen nötig:
- zum Download der App
- zum Anzeigen von Aktualisierungen
- zum Anzeigen von aktuellen Fluginformationen
Welche Arbeitsschritte am Dossier werden durch Kontiki im myKontiki-Portal ausgeführt?
Keine – sämtliche Informationen werden automatisiert aus unserem Buchungssystem Tourdata (Leistungen) bzw. aus Inriver (Bilder) überspielt. Im myKontiki-Portal selbst wird nur das Login-Mail an die Kunden ausgelöst.
Welche Kunden profitieren von den Live-Bildern der Nordlichtkameras in myKontiki?
Unter "Reiseinformationen" erhalten einige Kundinnen und Kunden einen Link zu den Livebildern unserer Nordlichtkameras. Es sind dieselben Gäste, die auch für den Nordlicht-Alarm berechtigt sind:
Reisende in Island sowie nördlich des 65. Breitengrades in Finnland, Norwegen (exkl. Spitzbergen) und Schweden, die im Zeitraum 20. August bis 20. April eine feste Unterkunft (keine Schiffe) bei Kontiki gebucht haben.
Weshalb kann es vorkommen, dass Gäste noch keine Bilder sehen, obwohl sie bereits eine Telefonnummer für den Nordlicht-Alarm angegeben haben? Der Livebilder-Link wird täglich um 12.00 Uhr generiert, d.h. wenn die Telefonnummer von uns nach dem Mittag im Buchungssystem eingegeben wurde, sehen die App-Nutzer die Live-Bilder erst ab Mittag des Folgetages.
Ist die myKontiki-App dasselbe wie die Kontiki-Tipp-App?
Nein, die Kontiki-Tipps – Geheimtipps unserer Mitarbeiter:innen sowie Kunden und Kundinnen – finden Ihre Reiseteilnehmer:innen vorläufig in unserer separaten App "Kontiki-Tipps". Wir arbeiten derzeit daran, die Tipp-App in die myKontiki-App zu integrieren und können deshalb die bestehende Tipp-App nicht mehr aktualisieren. Aus diesem Grund können wir derzeit nicht garantieren, dass alle Geräte Ihrer Reiseteilnehmer:innen die Tipp-App unterstützen. Ausgewählte Tipps sind bereits in der myKontiki-App im Tagesprogramm zu sehen.
Hilfe zur myKontiki-App
Sie oder Ihre Gäste fühlen sich unsicher im Umgang mit der App oder haben Fragen dazu? Oder haben Inputs für Verbesserungen? Kein Problem, wir sind für Sie da! Schreiben Sie uns auf digital@kontiki.ch oder rufen Sie uns an über +41 56 203 67 10.
Ihre Kundschaft kann sich auch jederzeit auf der Seite www.kontiki/mykontiki informieren.
Sie finden dort alle Informationen zum Inhalt und den Vorteilen der myKontiki-App. Dort stellen wir Ihnen auch dieses Anleitungs-Video über die Funktionen der myKontiki-App zur Verfügung.